|
Brev, e post og faks frå NN KOMMUNE skal sendast som offentleg dokument og innehalde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjenneteikn. Dokument som er unntatt offentleg innsyn skal ikkje sendast som e-post utan at dei er kryptert. All post skal journalførast i elektronisk arkiv, fagsystem eller manuell journal. Elektronisk arkiv Ny sak
Sakshandsamar skal opprette sak dersom denne startar med eit utgåande dokument eller eit internt notat. Framgangsmåte for å lage ny sak i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal
- knytte saka til rett arkivdel og føre på klassering / arkivkode for saka. Dersom ein er i tvil om kode skal ein ta kontakt med Arkivtenesta.
- utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode i sak.
- føre på referansar og eventuelt knytte saka til prosjekt. Dersom ein ønskjer å etablere eit nytt prosjekt til saka skal ein ta kontakt med Arkivtenesta.
Når sakshandsamar opprettar sak skal den få sakssttus R Sakshandsamar skal melde til Arkivtenesta når eigne saker skal avsluttast. Før avslutning må alle journalpostane vere avskrivne. Dersom sakshandsamar ønskjer å opne ei avslutta sak skal ein kontakte Arkivtenesta. Svare på journalpost / opprette utgåande brev
Sakshandsamar skal journalføre eigne utgåande brev, faks, interne notat og utgreiingar. Framgangsmåte for dei ulike funksjonane i systemet skal følgjast.
Sakshandsamar skal også
- føre på mottakarar og kopimottakarar
- føre på dokumenttype
- utføre offentlegvurdering og påføre lovheimel og korrekt tilgangskode. Dersom ein er usikker på offentlegvurdering skal ein ta kontakt med avdelingsleiar
Inntil dokumentet er klart for utskriving og ekspedering skal journalposten ha status R Når dokumentet er ferdig til ekspedering/postlegging skal det markerast som ferdigstilt med status F Sakshandsamar skriv sjølv ut brevet, underteiknar og sender det til postlegging. Det skal takast to kopiar av utgåande brev og faks - eit til arkiv og eit til kopibok. Sakshandsamar skal avskrive alle journalpostar som vedkommande er ansvarleg for uavhengig av avskrivingsmåte. Utgåande e-post
Sakshandsamar skriv og adresserer utgåande e-post.
(Sjekk med funksjonalitet i systemet for korleis rutinane skal sjå ut) Interne dokument og notat Internpost skal handsamast som ekstern post. For korrespondanse mellom avdelingar/seksjonar som er knytt til systemet nyttar ein dokumenttypane X og N. Det skal skrivast ut ein kopi til arkivet. Er den eine avdelinga/seksjonen ikkje knytt opp mot systemet, nyttar ein dokumenttypane U og I som for ekstern korrespondanse. Sakshandsamar skriv sjølv ut notatet, underteiknar og sender det til postlegging. Det skal takast to kopiar - ein til arkiv og ein til kopibok. Manuelle journalar og fagsystem Arkivtenesta på avdelinga fører utgåande post i manuelle journalar. Sakshandsamar fører utgåande post i fagsystem. Originaldokument som vert journalført i fagsystem og manuelle journal skal leverast til arkivtenesta med ein kopi til kopiboka og ein til arkivet. Når ei sak er ferdig handsama i det papirbaserte arkivet skal dokumenta sendast til arkivet for arkivlegging. Arkivtenesta skal kontrollere at alle saksdokument som høyrer til saka er med. Før arkivlegging skal mappa reinskast, dvs. at binders, kladdar, notat og liknande vert fjerna |