Kvalitetssikring som skal utføres av avdelingene før dokumentene leveres journalarkivet for skanning: Før avdelingene leverer skannemappene til journalarkivet for skanning, skal mappene kvalitetssikres slik at den kun inneholder dokumenter for den aktuelle pasienten. Mappene ryddes slik at den kun inneholder dokumenter som skal skannes.
- en mappe pr pasient merket med navn og fødselsnummer
- mappen skal være ryddet slik at den kun inneholder dokumenter som skal skannes
- dokumentene skal være merket med navn og fødselsnummer
- sjekk at dokumenter som skal være signert, er signert
- sjekk at dokumentene i mappen kun tilhører den aktuelle pasienten
Arbeidsflyt for skanningen Skannere som blir benyttet til skanning av pasientjournaldokumentasjon er koblet direkte til aktuell PC, dvs det benyttes ikke nettskriver.
Systemleverandøren (Cerner) har utviklet en egen modul for skanning av papirdokument til pasientjournalen. Skanneoperatøren skanner aktuelle dokument (enkeltvis eller i bulk) direkte til pasienten sin journal i pasientjournalsystemet DocuLive. Skannede dokumenter blir ikke mellomlagret i prosessen.
Skanneoperatøren er pålogget DocuLive, og starter skanningsmodulen derfra. Før skanning av dokument, henter operatøren opp aktuell pasient/pasientjournal.
Når dokumentet er skannet, vil operatør (via skannemodulen i DocuLive) legge inn aktuelle data i headingen i dokumentet. Skann inn dokumentet:
- åpne DocuLive og start skannemodulen derfra
- skriv inn pasientens personnummer - aktuelle pasients journal åpnes opp
- sjekk at alle dokumentene i mappen (hvis du skanner fra mappe) tilhører aktuelle pasient
- dokumenter som skal være signerte, men ikke er det, returneres til avdelingen for signering. Dette gjelder f.eks prøvesvar, røntgensvar nyfødtscreening
- skann inn aktuelle dokumenter (enkeltvis eller i bulk)
Når dokumentene er skannet, må følgende data fylles inn:
Kategori
Kategoriene i DocuLive er bygd opp etter Norgesjournal-strukturen ("Piene-strukturen"). Pasientjournalene er inndelt i 10 hovedmapper som hver igjen er inndelt i undermapper for de ulike dokumenttyper.
Dokumentdato
Dato for produksjon/oppretting av dokumentet.
Avdeling
Dokumentasjon på hvilken avdeling/enhet som har produsert dokumentet.
Dokumenttittel (Fritekstfelt)
For spesifisering av type dokument, evt om det kommer fra et annet sykehus. (Figur; visning av heading til skannet dokument) Kvalitetssikring av skannede dokumenter Kontroller følgende punkter:
- personnummer - sjekk at det skannes på rett pasient
- dokumentene skal være lesbare
- dokumentene skal skannes med tekst/bilde vannrett
- dokumentene skal ha rett kategori
- dokumentene skal ligge på rett avdeling
- kontroller antall sider
Når dokumentene er skannet inn i pasientjournalen, legges de i Nei-boksen til makulering. Enkelte dokumenter skal returneres til avdelingen etter skanning. Eks.: Uroflow (Sykehuset Levanger). Disse ligger i egen mappe. Skannerutiner: Det er utarbeidet et felles dokument med oversikt over plassering av de ulike dokumenttypene som skal inn i pasientjournalen; Regionale skannerutiner - DocuLive EPJ (helsemn.no) - Se relatert dokument/lenke. Dersom klinikkene utarbeider nye dokumenter for skanning, skal disse godkjennes av Regional Skanningsutvalg. Dokumentene blir så registrert i liste i regionalt Sharepoint. Skanning i skjermede områder Færrest mulig skal ha tilgang til skjermede områder i journal. Disse områdene inneholder dokumentasjon som er sensitive. Skanning til skjermede områder blir derfor utført av sekretær i aktuelle avdeling.
Skanning av eksterne prøvesvar med initialer fra henvisende lege
Skann prøvesvaret i pasientjournalen og lag et følgeskriv til legen eventuelt avdelingen. |