3.11 Arkivrutine Compilo

Dokumentbibliotek

Dokumenter til arkivering

• Planar
• Retningsliner
• Prosedyrer
• Rutinebeskrivelsar
• Anna enhetsspesifikk dokumentasjon

Journalposttype

Internt notat uten oppfølging

Arkivering

Ved publisering:

Dokument arkiveres på en felles sak, enten på kommune- eller etatsnivå (Dokumentbibliotek, Compilo – Bykle kommune; Dokumentbibliotek, Compilo – helse og omsorg  osv). JP-tittel skal innehalde dato

 Ved revisjon:

Ny journalpost opprettes med det reviderte dokumentet. Ny dato i tittelen. Den utgåtte versjonen oppdateres med avslutningsdato.

F.eks. Personvernerklæring, 3. oktober 20.. – 14. desember 20..

           Personvernerklæring, 15. desember 20.. -

Ved sletting:

Det utgåtte dokumentet oppdateres med avslutningsdato i arkivet.

Ansvar

Den dokumentansvarlige

Internkontroll

Leiar (eining), gjennomgong årleg

Avvikssystem

Dokumenter til arkivering

• Avviksrapporter

Journalposttype

Internt notat utan oppfølging

Arkivering

Avviksrapport skal ved lukking arkiveres i en sekkesak per enhet eller etat (Avviksrapporter – Teknisk etat). Dokument skal inneholde både den opprinnelige avviksmeldingen og behandlingen. Ved behov kan saken begrenses med en tidsperiode (Avviksrapporter, 2023 – Teknisk etat)

Ansvar

Behandlende leiar

Internkontroll

Årleg gjennomgang

ROS-modul

Dokumenter til arkivering

• ROS-vurderingar

Journalposttype

Internt notat utan oppfølging

Arkivering

Rapport etter ROS-analyse, med dato, etter hver nyvurdering

Ansvar

Leiarar

Internkontroll

Årleg gjennomgang