|
- Inngående post:Alle saker som skal behandlast, besvarest eller som inngår i ein sak skal journalførast av arkivet.
- Arkivet setter på riktig arkivkode og ev. unntatt offentlegheit. Her har saksbehandlar og eit ansvar.
- E-post skal behandlast som anna post. Saksbehandlar har her særlig ansvar for at slik post blir journalført, og 1 eks. blir sendt arkivet.
- Arkivet treng bare 1 kopi av inngåande skriv.
- Utgåande brev:Alle utgåande brev skal leverest til arkivet i 2 eksemplar.
(1 eks. til kopibok og 1 eks. til saksmappe). Husk å underteikne med blå penn.
- Delegerte saker, særutskrift m.m.:
- Lever 2 eks. til arkiv. 1 med originalt stempel og underskrift.
(1 eks. til protokoll og 1 på saksmappe). Huskeregler:
- Husk at arkivet skal ha originalen – ikkje kopien av inngåande brev.
- Husk at det er ”saken” som skal angi arkivkode, ikkje dei enkelte dokument.
- Husk å samle alle skriv/brev i same sak – ikkje lag ny sak for kvart brev.
- Husk å sett F når du er ferdig med et utgåande brev i WebSak.
- Husk å avskrive inngåande journalpost. (BU, TE osv)
- Husk å gi arkivet beskjed når vi skal avslutte saker
- Husk at offentleg postjournal blir lagt ut på heimesida vår (3 dagar etter journaldato).
- Husk å bruke ”kurvene” aktivt i WebSak for dine saker. Det er nyttig.
- Husk viss du sluttar i kommunen – rydd opp i sakene dine!!
Greitt å vite:
- Viss personnamn står for firmanamn skal det leverast uopna til adressaten. Viss det skulle vise seg å være post til kommunen, må saksbehandlar straks levere brevet til arkivet for journalføring
- Anbod skal ikkje opnast, men konvolutten stemplast med dagens dato og klokkeslett. Når anboda er opna skal de leverast arkivet for journalføring.
- Arkivbegrensning (saker som ikkje skal journalførast eller arkiverast):Anna mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale*
- Blankettar som ikkje er utfylt
- Fakturaer
- Forespørsel om informasjonsmateriale så lenge disse ikkje krevjar svar
- Ikkje arkivverdig e-post
- Kopier av inngåande brev når originalen er registert frå før
- Kursinnbyding, påmeldingar, invitasjon*
- Melding om adresseforandring
- Meldingar til lønningskontoret, lønnsmeldingar / eigenmeldingar osv.
- Møteinnkalling, møtereferat, særutskrift frå andre*
- Post til arbeidstakerorganisasjoner
- Reklame
- Rundskriv frå andre*
- Skriv til generell informasjon med kortvarig verdi
- Trykksaker frå andre*
- Årsmeldingar, rapporter, utredningar, statistikk osv. frå andre*
* Det er utgivar som har oppbevaringsansvar. Brukast rapportane i saksbehandling, kan vi ta kopi av førstesida, leggje den på sak og sette rapporten i bibliotekhylle eller liknande.
- Restanselister skal sendes ut 4 gangar i året. (Begynner frå 01.01.2012).
Sakstatus: R - Reservert av saksbehandlar B - Under behandling A - Avslutta (sperra for alle nyregistringar) X - Saken er unntatt frå prosessstyring ( ingen oppfølging) U - Saken utgår Journalstatus: J - Journalført eller kontrollert av arkivtenesta M - Midlertidig journalført av arkivtenesta S - Registrert i fyste hand eller ajourført av saksbehandlar eller leiar R - Reservert av saksbehandlar F - Ferdig frå saksbehandlar eller leiar, klar for ekspedering U - Journalposten utgår |
|