|
Prosess – bilmapper Det opprettes en sak per region per år for bestilling av biler hos LeasePlan. Denne bestillingen gjøres av regionene via Serviceportalen. Eksempel; Bestilling av biler – region øst - 2019 Når bestilling av bil er sendt fra regionene mottas en bekreftelse per bil fra LeasePlan. Bekreftelsen inneholder et bestillingsnummer. Når bekreftelsen mottas opprettes det en ny sak – bilmappe av dokumentforvaltningen og bekreftelsen journalføres som første dokument i saken/bilmappen. Eksempel; Bilmappe – (registreringsnummer)- bestillingsnr – region øst - Gullhella Sakene opprettes uten bilens registreringsnummer, men med (bestillingsnummer) som foreløpig registrering. Deretter mottar vi et dokument fra LeasePlan om at selve bilen er bestilt. Dokumentet inneholder bestillingsnummer og objektnummer. Når bilen er ferdigregistrert av LeasePlan mottar vi et dokument med registreringsnummer. Dette inneholder også bestillingsnummer og objektnummer. Når dette mottas – påføres registreringsnummeret i mappetittel av dokumentforvaltningen. Bilmappen vil da inneholde følgende inngående dokumenter fra LeasePlan;
- Bekreftelse på bestilling – bestillingsnummer og evt objektnummer
- Dokumentasjon av registreringsnummer
Det vil også forekomme andre dokumenter, eksempelvis budsjett, kalkyler, leasingavtale etc. Disse håndteres ihht standardtekster. Denne rutinen krever at LeasePlan utsteder ett dokument per bil, altså ingen «samledokument» som omhandler flere biler. Dokumentene må merkes med bestillingsnummer og objektnummer, og når bilen er registrert - registreringsnummer. I tillegg må region og enhet fremkomme tydelig på alle dokument. Se standardtekster: |