|
Formål:
E-post i offentlige organer har mange bruksområder. Det kan dreie seg om alt fra formidling av enkle meldinger av privat eller uformell karakter til overføring av informasjon som gjør at e-posten fremstår som et saksdokument for organet. Saksdokumentet kan enten bestå av selve e-postmeldingen alene, ett eller flere vedlegg til e-postmeldingen, eller begge deler. E-postdokumenter som er saksdokumenter må håndteres i samsvar med de regler som gjelder for journalføring, arkivering og innsyn, på lik linje med tilsvarende papirdokumenter, og registreres i ePhorte. Viktig å merke seg:
- Dokumentene skal konverteres til PDF før de sendes til eksterne mottakere.
- Det er ikke tillatt å benytte e-post for forsendelse av sensitive personopplysninger som er unntatt fra offentlighet iht Offentlighetslovens § 13 jfr en faglov. Denne type dokumener skal sendes fysisk til ekstern mottaker. Ved intern forsendelse skal ePhorte brukes (n eller x-notat).
Arkivverdig e-post: Med arkivverdig e-post menes dokumenter som anses å inneholde opplysninger eller vurderinger som har betydning for en sak – dvs. være gjenstand for saksbehandling eller i seg selv ha verdi som dokumentasjon. E-post som i utgangspunktet ikke antas å være arkivverdig dokumentasjon (som f. eks. private e-poster, jobbrelatert e-post uten betydning for behandling eller dokumentasjon i gjeldende sak, generell informasjon og lignende) skal ikke registreres i ePhorte. Dersom det forekommer e-postkorrespondanse mellom saksbehandlere og ledere vedrørende enkeltsaker skal denne korrespondansen registreres som et notat i saken. Dersom e-postkorrespondansen involverer eksterne skal e-posten behandles som utgående eller inngående dokument og registreres på denne måten. Registrering av e-post:
- E-post til/fra ekstern mottaker/avsender: Har saksbehandler som mottaker/avsender ansvar for å registrere i ePhorte. Dersom avsender/mottaker representerer en organisasjon/institusjon er det institusjonens navn som skal stå som avsender/mottaker og ikke personen som har sendt e-posten, denne skal da stå i feltet Kontaktperson.
- E-post internt i etaten: Det er alltid avsender av interne e-post som har ansvar for å registrere dette i ePhorte. Den som har sendt e-posten skal stå som saksbahendler, mens de(n) som har mottatt e-posten skal står som intern(e) mottaker(e).
- E-post som skal inn i en sak på sikker sone/inn i BiRK kan sendes per e-post (postmottak@bufetat.no) eller skrives ut og sendes til skanning (avhengig om det er personsensitive opplysnigner i e-posten eller ikke).
- Husk å merke innsendingen med saksnummer/BiRK-id
Sentralt e-postmottak: Bufdir/Bufetat har et sentralt e-postmottak (postmottak@bufetat.no) som håndteres av Dokumentforvaltningen. Denne adressen benyttes til all formell epost-korrespondanse i Bufdir/Bufetat, og det bør klart fremgå hvem som er mottaker. Det er dokumentforvalternes oppgave å fordele/registrere e-post som mottas på denne adressen. Det sentrale e-postmottaket er bemannet i normalarbeidstiden. Arkivverdige e-poster som ikke sendes til postmottakadressen, men direkter til en saksbehandler eller elder, må mottaker av e-posten selv importere til ePhorte (intern sone). De enhetene som har egne felles e-postadresser (f.eks. enhet1@bufetat.no) er selv ansvarlige for å overføre den arkivverdige e-posten som går til og fra denne adressen til ePhorte. Dokumentforvaltningen vil deretter kvalitetssikre/journalføre. Se også: Statens retningslinjer for bruk av e-post i offentlig forvaltning Regelverk for informasjonssikkerhet i Bufetat Veileder for bruk av e-post sammen med ePhorte (Outlook2ePhorte) |