|
Offentliggjøring Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter. Offentlighetslovens § 3 sier at "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov." Alle registreringer for inngående (I) og utgående (U) dokumenter produsert i Namdalseid kommune legges ut på kommunens hjemmeside etter at de er journalført ihht. vedtatte rutiner. Arkivleder/arkivet har ansvaret for å kvalitetssikre felles offentlig journal for hele kommunen. Offentlig journal sjekkes før avslutning av hver arbeidsdag og legges automatisk ut via publikumsmodulen på internett/hjemmesiden hver kveld. Journalen skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn (I)- og utgående (U) brev - samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn. Tilgjengelighet av offentlig journal I hht forskrift til ny offentlighetslov vil tilgjengeligheten til kommunens journaler på internett være begrenset til 12 måneder. Innsynsregler Arkivtjenesten behandler innsynsbegjæring i samarbeid med leder/saksbehandler og ekspederer kopi av saksdokumenter til presse/publikum. Offentligheten gjennomføres bare etter krav fra noen. Forvaltningen har ingen plikt til å praktisere offentlighet i den enkelte saken hvis ikke noen krever det. Følgende regler gjelder for innsyn: I følge offentlighetslovens § 3 er forvaltningens saksdokumenter offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Loven sier videre: " Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. ." Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, registreres med hjemmel og tilgangskode i ePhorte. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. Forvaltningen oppfordres til å praktisere meroffentlighet. Offentlighetslovens § 11 sier: "Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak. " Dokumenter med opplysninger som er taushetsbelagte har forvaltningen ikke plikt til å fremlegge for offentligheten, i hvert fall ikke i sin helhet. Parters adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter: Etter forvaltningslovens § 18, 1. ledd har en part rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken. Sikkerhetsrutine Sikkerhetsrutine for behandling av publikumsmodulen ved eventuelle feil/utlegging av registreringer unntatt offentlighet: Ved feil ihht utlegging av registreringer varsles først arkivtjenesten som undersøker saken og ved behov kontakter IT v/ePhorte-ansvarlig som igjen stopper serveren som publikumsmodulen ligger på. Eventuelle feil rettes så opp av arkivet før IT igjen kan aktivisere publikumsmodulen. I praksis betyr dette at dersom serveren stoppes, så er verken postlister eller møtedokumenter tilgjengelig på internett for de fem MNR-kommunene inntil påfølgende kveld. Arkivtjenestene i hver av MNR-kommunene har gjensidig ansvar for straks å informere rådmann, IT og arkivet i alle fem kommuner om sikkerhetsbruddet. |