|
Hovedregler: Korrespondanse mellom ePhorte-brukere innen samme kommune, eller til/fra en MNR-kommune og de MNR-ordninger de samarbeider om: kommuneoverlege, skatteoppkrever, barnevern, utvikling, landbruk og miljø, regnes som intern korrespondanse. Interne dokumenter skrives som notat (N, X), og mottaker får dokumentene elektronisk i ePhorte.
Korrespondanse mellom de ulike kommunene i MNR regnes som ekstern korrespondanse og skal dermed registreres som utgående dokument og sendes mottakende kommunes postmottak for journalføring der.
Imidlertid kan saksbehandlere sende notater til orientering (X) til saksbehandlere i andre MNR-kommuner, eller man kan ha felles saksmapper for arbeidsgrupper og lignende på tvers av kommunene. Politiske saker i MNR-fellesordninger: behandles i ePhorte på samme måte som ovenfor. I saker som saksbehandles av en MNR-avdeling skal det være fullført saksbehandling slik at det i en og samme sak registreres saksframlegg for alle utvalg i alle MNR-kommuner som er involvert. Saken skal ikke splittes opp i en sak for hver enkelt kommune. Politiske saker i MNR, men der samarbeidet ikke inngår i en av de fem fellesordningene: Her må hver enkelt kommune opprette egen sak og arkivere for egen kommune. Unntak: I enkelte tilfeller kan det være mest gunstig å ha to arkivsaker - en i aktuell kommune og en i MNR-avdelingen. Eksempel: Dersom en kommune skriver søknad til Regionalt næringsfond (som administreres av Utviklingskontoret i MNR). Søknaden fra kommunen skrives da som utgående brev (U) og stiles til Regionalt næringsfond. Journalposten sendes som e-post til aktuell saksbehandler i MNR som da må importere søknaden direkte inn i ePhorte til ny sak. Det bør lages to-veis lenker mellom sakene. Saksbehandlerne bør kontakte arkivtjenesten i tvilstilfeller. |