|
Ansvaret er beskrevet under hovedpunktet Ansvar og fullmakter. Kommunens arkivleder/Fellestjenesten har et overordnet ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste. For elevarkivet er det den enkelte rektor som har det daglige ansvaret. Rektor kan delegere arkivansvaret videre, for eksempel til skolesekretær, sosiallærer, ass.rektor. Arkivansvar skal stå nedfelt i stillingsinstruksen til den som har dette ansvaret. Arkivansvarlig ved skolen har ansvar for at all dokumentasjon oppbevares forsvarlig, journalføres og arkivlegges etter gjeldende rutiner. Arkivansvarlig har også ansvar for utlån av papirbaserte elevmapper (til kontaktlærere, sosiallærere, rådgivere o.l.), og er ansvarlig for at ingen dokumenter fjernes fra mappa, eller at dokumentene kommer i uorden i mappa. Arkivansvarlig ved skolen har ansvar for å oversende papirbaserte elevmapper til Fellestjenesten ett år etter at eleven har sluttet ved skolen, samt oversende mapper fra barneskole til ungdomsskole innen kommunen når eleven skal starte på ungdomstrinnet. Arkivsakene i ePhorte skal ferdigstilles tilsvarende av den arkivansvarlige. |