|
Kommunene i Midtre Namdal Region, Flatanger, Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla, etablerte f.o.m. 01.02.2007 et felles elektronisk sak-/arkivsystem i felles database. Fra 09.09.2009 ble Midtre Namdal samkommune etablert av kommunene Fosnes, Namdalseid, Namsos og Overhalla. Samkommunen som er egen juridisk enhet, organiserer interkommunale tjenester og ordninger for de 4 kommunene. Forsøket er 4-årig. Flatanger kommune står utenfor samkommunen, men er fortsatt en del av felles base for sak-/arkiv-systemet. Samkommunen organiserer interkommunale tjenester innen barnevern, skatteoppkreving, miljø og landbruk og legevakt. Videre har samkommunen ansatt felles kommuneoverlege og etablert felles utviklingskontor. I tillegg har samkommunen ansvar for IKT og kvalitetsikringsystemene for kommunene i Midtre Namdal. Fra 01.09.2010 er sosiale tjenester i arbeids og velferdsforvaltingen (NAV) organisert som en samkommunal tjeneste. Midtre Namdal samkommune er også tillagt ansvaret for planlegging og implementering av samhandlingsreformen i våre kommuner. Formålet med samarbeidet om et felles sak-/arkivsystem er samhandling og kostnadseffektiv drift. Kommunene skal bruke sak- og arkivsystemet ePhorte til saksbehandling og registrering av saksdokumenter. Hver enkelt kommune er definert som egne organer med en egen journalenhet. Hver enkelt kommune skanner og journalfører all egen sakspost. Databasen har slik oppbygging:
Arkiver:
| Arkiv
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| NA
|
Namsos kommune
|
01.02.2007
|
|
| MN
|
Midtre Namdal Region
|
01.02.2007
|
08.09.2009
|
| FO
|
Fosnes kommune
|
01.02.2007
|
|
| FL
|
Flatanger kommune
|
01.02.2007
|
|
| ND
|
Namdalseid kommune
|
01.02.2007
|
|
| OV
|
Overhalla kommune
|
01.02.2007
|
|
| SAM
|
Midtre Namdal Samkommune
|
09.09.2009
|
|
Arkivdeler Namdalseid kommune:
| NDARKIV
|
Saksarkiv for Namdalseid kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| ND-EMNE
|
Saksarkiv Namdalseid kommune
|
k-kode
|
Elektronisk
|
Avsluttet 08.09.2009
|
| ND-EMNE2
|
Saksarkiv Namdalseid kommune
|
k-kode
|
Elektronisk
|
Fra 09.09.2009
|
| ND-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
| ND-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| ND-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| ND-INNF
|
Innfordringsarkiv
|
Alfabetisk
|
Elektronisk
|
|
| ND-OVER
|
Overformynderi
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-ANLEGG
|
Anlegg (tippemidler)
|
Alfabetisk navn
|
Elektronisk
|
|
| ND-EISKA
|
Eiendomsskatt
|
Org.nr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
| ND-KO.EIEN
|
Kommunale eiendommer
|
Felles nummerserie
|
Elektronisk
|
|
| ND-PERSU1
|
Personalarkiv, slutta personer
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-BARNU1
|
barn som har sluttet i skole og barnehage
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-FLYKT
|
Klientarkiv flyktninger
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-HUSBANK
|
Fødselsnr. husbanklån
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-LOGOPED
|
Logopedklienter Namdalseid
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| ND-VOKSNE
|
Spe.undervisning voksne Namdalseid
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Arkivdeler Namsos:
| NAARKIV
|
Saksarkiv for Namsos kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| NA-EMNE
|
Saksarkiv Namsos kommune
|
k-kode
|
Elektronisk
|
|
| NA-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| NA-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| NA-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| NA-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
| NA-ELEV
|
Elev
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
| NA-BOLIG
|
Kommunale boliger
|
Nummervis
|
Elektronisk
|
|
| NA-OPPDRAG
|
Oppdragsavtaler
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler – fellesfunksjoner i Midtre Namdal Region:
| MNARKIV
|
Saksarkiv for Midtre Namdal Region med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
Merknad
|
| MN-EMNE
|
Saksarkiv MNR
|
k-kode
|
Elektronisk
|
Avsluttet 08.09.2009
|
| MN-GÅRD
|
Felles gårdsarkiv for landbrukssaker i alle kommunene
|
Kommunenr + Gb.nr
|
Elektronisk
|
Felles gårdsarkiv for landbruks-
saker i alle kommunene
|
| MN-UTVALG
|
Møtedokumenter Utvalg
|
|
Elektronisk
|
Avsluttet 08.09.2009
|
| MN-SKATTB
|
Skatt bedrift
|
Organisasjonsnr
|
Elektronisk
|
Avsluttet 08.09.2009
|
| MN-SKATTP
|
Skatt person
|
Fødselsnummer
|
Elektronisk
|
Avsluttet 08.09.2009
|
Arkivdeler – fellesfunksjoner i Midtre Namdal Samkommune:
| SAMARKIV
|
Saksarkiv for Midtre Namdal Samkommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
Merknad
|
| SAM-EMNE1
|
Saksarkiv MNR
|
k-kode
|
Elektronisk
|
Fra 09.09.2009
|
| MN-GÅRD
|
Felles gårdsarkiv for landbrukssaker i alle kommunene
|
Kommunenr + Gb.nr
|
Elektronisk
|
Felles gårdsarkiv for landbruks-
saker i alle kommunene
|
| SAM-UTVALG
|
Møtedokumenter Utvalg
|
|
|
|
Arkivdeler Flatanger kommune:
| FLARKIV
|
Saksarkiv for Flatanger kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| FL-EMNE
|
Saksarkiv Flatanger kommune
|
k-kode
|
Elektronisk
|
|
| FL-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
| FL-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| FL-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| FL-PLAN
|
Planarkiv
|
k-kode
|
Papir
|
|
| FL-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler Fosnes kommune:
| FOARKIV
|
Saksarkiv for Fosnes kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| FO-EMNE
|
Saksarkiv Fosnes kommune
|
k-kode
|
Elektronisk
|
|
| FO-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
Elektronisk
|
|
| FO-EIEN
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| FO-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| FO-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| FO-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Arkivdeler Overhalla kommune:
| OVARKIV
|
Saksarkiv for Overhalla kommune med følgende arkivdeler
|
| Arkivdel
|
Innhold
|
Primær ordning
|
Lagring
|
|
| OV-EMNE
|
Saksarkiv Overhalla kommune
|
k-kode
|
elektronisk
|
|
| OV-BARN
|
Barn
|
Fødselsnr
|
elektronisk
|
|
| OV-EIEND
|
Eiendomsarkiv
|
Gb.nr
|
Elektronisk
|
|
| OV-PERS
|
Personalarkiv
|
Fødselsnr.
|
Elektronisk
|
|
| OV-HUSB
|
Husbanklån
|
Alfabetisk navn
|
|
|
| OV-PLAN
|
Planarkiv
|
Alfabetisk k-kode
|
Papir
|
|
| OV-UTVALG
|
Møtedokumenter utvalg
|
|
Elektronisk
|
|
Journalenheter:
| Kode
|
Betegnelse
|
Arkiv
|
| FL-J
|
Flatanger kommune
|
FLARKIV
|
| FO-J
|
Fosnes kommune
|
FOARKIV
|
| NA-J
|
Namsos kommune
|
NAARKIV
|
| ND-J
|
Namdalseid kommune
|
NDARKIV
|
| OV-J
|
Overhalla kommune
|
OVARKIV
|
| MN-J
|
Midtre Namdal region
|
MNARKIV
|
| SAM-J
|
Midtre Namdal Samkommune
|
SAMARKIV
|
Ordningsprinsipper:
| Ordnings-prinsipp
|
Betegnelse
|
Ledetekst
|
Type ordningspr
|
Sek. ordning
|
Tilg- kode
|
Egen def
|
| EMNE KTILLEGG
|
K-kode nøkkel K-kode tilleggsklasse
|
Arkivnøkkel
|
EH
|
|
|
|
| FLPERS FOPERS NAPERS NDPERS OVPERS
|
Fødselsnummer -personalarkiv
|
Personalarkiv
|
FNR
|
|
P
|
X
|
| FLGBNR FOGBNR MNGBNR NAGBNR NDGBNR OVGBNR
|
Gårds- og bruksnr register
|
GBNR
|
GBNR
|
EMNE
|
|
X
|
| FLBARN FOBARN NABARN NDBARN OVBARN
|
Fødselsnr – barn
|
Elevarkiv
|
FNR
|
|
E
|
X
|
| SKATTP
|
Fødselsnr – personlige skatteytere
|
Skatt person
|
E1
|
|
S
|
X
|
| SKATTB
|
Organisasjonsnr – bedrift
|
Skatt bedrift
|
E1
|
|
S
|
X
|
| NDOVER
|
Fødselsnr– formyndet person
|
Overformynderi
|
E1
|
|
O
|
X
|
| NDINNF
|
Fødselsnr – innfordring
|
Skyldner
|
E1
|
|
U
|
X
|
| OVHUSB
|
Fødselsnr – husbanklån
|
Lånetaker
|
E1
|
|
HU
|
X
|
| UTVALG
|
Utvalgsdokumenter
|
Utvalg
|
EH
|
|
|
|
| PLAN
|
Plannavn
|
Reguleringsplan
|
E1
|
|
|
|
| NAOPPDR
|
Fødselsnr -oppdragsavtale
|
Oppdragsavtaler
|
FNR
|
|
U
|
X
|
| NABOLIG
|
Bolignr – komm.bolig
|
Komm. boliger
|
E1
|
|
U
|
X
|
| NDANLEGG
|
Alfa - anleggsnavn
|
Anlegg
|
E1
|
|
|
X
|
| NDEISKA
|
Alfa - eiendomsskatt
|
Eiendomsskatt
|
E1
|
|
U
|
X
|
|