Innsynsrett og personvern:Betjening og oppbevaringsforhold må ta hensyn til ansattes tilgang til matererialet, til allmennhetens innsynsrett og samtidig til kravene til personvern og unntak fra offentlighet. I enkelte tilfeller vil det her være kryssende interesser, som det gjelder å håndtere på mest mulig forsvarlig måte.
Intern bruk og lån:Hvem har tilgang til de ulike dokumenter: ?? mer kommer Hvem avgjør om opplysninger og dokumenter kan gis ut: ?? mer kommer Tilgangen styres ut av tjenstlige behov, slik at den enkelte ansatte ikke har tilgang til andre dokumenter enn de som angår saker som vedkommende selv arbeider med. Hensikten med dette er å forhindre at taushetsbelagte opplysninger faller uvedkommende i hende. Betjeningen skal ellers styres av arkivpersonalet. Ingen saker eller dokumenter skal fjernes fra arkivet uten at det er registrert i journalen eller markert med utlånskort i arkivet. kortet skal plasseres der arkivboks eller mappe er plassert i arkivet. For utlån fra bortsettingsarkiv skal utlånskort benyttes, evt. at arkivtjensten skriver opp utlånet på ett felles utlånskort for fjernarkivet. Det skal legges utlånsomslag rundt den utlånte mappen; denne skal følge mappen helt til den legges til arkivering igjen. Arkivdokumenter skal ikke nyttes til intern sirkulasjon for informasjonsformål. Til dette kan en nytte kopier. Det lånes ikke ut enkeltdokumenter fra arkivet (ta kopi i stedet). Utlånt matereriale skal leveres tilbake snarest. Når utlånet returneres skal dette registreres i journalen, og på utlånskorten dersom dette brukes. Tilbakesetting av lånte dokumenter skal bare utføres av arkivpersonalet. Med jevnte mellomrom skal arkivpersonalet foreta kontroll for å forhindre at utlånt matereriale ikke er borte fra arkivet i lange perioder. Utlånt materiale er låntakers ansvar inntil det er returnert arkivet.
Eksternt innsyn og utlån:Eksterne utlån fra arkivet tillates ikke; dette for å unngå at arkivmateriale går tapt. I stedet kan originalene kopieres og kopiene lånes ut. Kopieringsrutiner, betalingsbestemmelser, forsendelsesformer: ?? mer kommer Generelt skal forholdene legges til rette slik at allmennheten kan bruke arkivmaterialet i tråd med gjeldende lover og retningslinjer. Ingen skal gjøre bruk av offentlige dokumenter uten under tilsyn. Ekstern tilgang til arkivmatereriale i offentlige virksomheter: Det er flere lover som styrer offentlighetens tilgang til materialet. Offentlighetslovens krav om innsyn i offentlige saksdokumenter, forvaltningslovens regler om partsinnsyn, personopplysningslovens bestemmelser om innsyn i personopplysninger, de ulike særlovenes innsynsbestemmelser m.m. Samtidig må en ta hensyn til prinsippet om meroffentlighet og ulike avgraderingsregler. Riksarkivaren gir eksempelvis bestemmelser om når avsluttede arkiver generelt kan stilles til disposisjon for allmennheten (normalt 60 år). Disse bestemmelsele om innsynsrettigheter må vurderes opp mot hensynet til personvernet og unntak fra offentlighet som finnes i offentlighetsloven, sikkerhetsloven og i alle særlovene (barnevernslov, legelov, ligningslov, sosiallov, opplæringslov mm.) Det er journalen som er innfallsporten til forvaltningens dokumenter, og alle har krav på å få se den offentlige utgaven av journalen.
Håndtering av forespørsel om innsyn/lån av materiale fra PPT-arkiver, barnevernsaker, sosialsaker osv: mer kommer |