|
Kassasjon Dokumenter som i henhold til riksarkivarens forskrift kapittel 7 ikke er vurdert å ha dokumentasjonsverdi vil bli kassert. Det vil i løpet av 2024 bli gjort en gjennomgang av det fysiske arkivmaterialet i Evenes kommune for å kartlegge hvilken type dokumentasjon som kan kasseres. Det gjelder blant annet morsarkiv, arkiv for økonomi og regnskap og annen dokumentasjon som anses å ikke ha historisk verdi eller dokumentasjonsverdi. Til nå i 2024 er deler av økonomiarkivet; fakturaer, lønnsbilag, refusjon av sykepenger etc., som er fra 2013 og tidligere blitt kassert i henhold til bokføringsloven. § 13 første ledd nr. 2, og § 13 annet ledd, første punktum. Videre vil i løpet av 2024 arkiv fra hjemmetjenesten i Evenes kommune som gjelder timelister, personallister, postering av lønn osv., og som er eldre enn 2019, bli kassert i henhold til henholdsvis bokføringsforskriften § 7-3 første ledd, og § 5-6 femte ledd, og bokføringsforskriften § 8-5-7, og § 8-5-6. Merbevaring Merbevaring vil omfatte dokumenter som er vurdert å ha historisk verdi utover dokumentasjonsverdi i henhold til arkivforskriftens bestemmelser om bevaring og kassasjon. Dette kan gjelde f.eks. elevarkiv, personalarkiv eller flyktningmapper. Avtaler og kontrakter er også relevant å ta med her. Der ikke annet er spesifisert, vil dokumentene bli bevart på permanent basis. Personal For personer som har vært i språkpraksis, studentpraksis og/eller arbeidspraksis i Evenes kommune vil fysiske mapper bli bevart på linje med personalmapper for ordinært ansatte i kommunen. Merkes med tittelen "Språkpraksis", "Studentpraksis" eller "Arbeidspraksis" og navn. Dersom en arbeidstaker har vært tilknyttet Evenes kommune gjennom førstnevnte ordninger tidligere, og har egen fysisk mappe på dette, vil den bli bevart som egen mappe, i tillegg til eventuell fysisk mappe for ordinært ansettelsesforhold. Personalmapper vil også bli opprettet for lærlinger i Evenes kommune, og bevart på linje med øvrige personalmapper dersom de finnes i fysisk format. Dokumenter for oppdragstakere i Evenes kommune, f.eks. støttekontakter, personer som mottar omsorgslønn og private avlastere, blir bevart på linje med personalmapper. Dokumenter knyttet til avtale om skifte av arbeidssted oppbevares i personalmappa. Kursbevis o.l. blir oppbevart i den enkeltes personalmappe. Søknad om stillingsutvidelse og tilhørende svarbrev blir oppbevart i personalmappa til den enkelte. Dokumenter knyttet til forsikringssak som gjelder en ansatt bevares på personalmappa til vedkommende i 10 år etter avsluttet sak. Søknader om pensjon bevares på personalmappa til den enkelte ansatte i 10 år etter at søknaden er registrert. Fullmakter til å gi medisin etc. oppbevares i personalmappa for den enkelte ansatte(gjelder helsepersonell). Strategiplaner for kompetanseutvikling og dokumenter knyttet til kartlegging ved den enkelte kommunale virksomhet i den forbindelse bevares på saksmappa for kompetanseutvikling. Dokumenter knyttet til saker om tilretteleggingstilskudd med tilhørende refusjonskrav bevares på den enkelte saksmappe. Referater fra medarbeidersamtaler bevares i 5 år etter sluttdato i personalmappa for den enkelte arbeidstaker. Skole og barnehage: For elever blir dokumenter som gjelder innskriving i skolen, samtykkeerklæringer, observasjonsskjemaer, kartleggingsskjemaer i forbindelse med f.eks. sosiale ferdigheter og dokumenter vedrørende kontakt med barneverntjenesten bevart på elevmappa til den enkelte elev. Det samme gjelder helseopplysninger knyttet til sakkyndige vurderinger etc. For gjesteelever blir refusjonskrav knyttet til denne ordningen lagret og bevart på egne saksmapper. Kontaktbøker og annen korrespondanse mellom hjem og skole bevares på elevmappa dersom det er snakk om dokumentasjon knyttet til undervisning eller på annen måte kan regnes som rettighetsbasert dokumentasjon. Helse og omsorg Morsmapper. Epikriser, fagrapporter fra fysioterapi, ergoterapi og tannhelsetjeneste, søknader om kommunale omsorgstjenester og klager på avslag for nevnte søknader bevares i morsmappene. Pasientregnskap blir oppbevart i 5 år etter regnskapsårets slutt. Økonomi/eiendom Kostnadsoverslag vedrørende oppføring av kommunale bygg bevares på den enkelte sak, enten administrativ sak eller som byggesak. Valg Dokumenter som gjelder stemmestyrer arkiveres på saksmappa tilhørende det gjeldende valget, såframt dette er en del av saksbehandlingen knyttet til valget. Stemmesedler i forbindelse med lokale folkeavstemninger bevares i 4 år etter at folkeavstemningen er holdt. Arbeidsmiljø Handlingsplaner etter vernerunder bevares på den enkelte saksmappe. Generelle HMS-avvik bevares midlertidig på den enkelte saksmappe. Handlingsplaner for arbeidsmiljø bevares i 10 år etter utløpet av planen. HMS-rapporter oppbevares i 10 år etter utarbeidelse av rapportene. Vernerunder fra 2019 og utover arkiveres elektronisk. Ellers kasseres de i fysisk utgave etter 10 år. Lønn Dokumenter som viser drøftingsmøter mellom arbeidsgiver og fagforening bevares på den enkelte sak. Dokumenter knyttet til undersøkelser/revisjon av lokale lønnsforhandlinger bevares på den enkelte sak. Introduksjonsprogram Fremmøteprotokoll på kurs, timelister på kurs, karriereplaner for den enkelte deltaker bevares i mappa til denne personen. Generelt Avtaler og kontrakter utenom arbeidsavtaler, avtaler om utlån av utstyr for folkevalgte i Evenes kommune og husleiekontrakter for kommunale boliger bevares i papirform i 5 år etter utløpet av avtalene. Oppsummeringsnotater, rapporter etc. for utbyggingssaker, og tilskudd til bygging av kommunale bygg bevares for ettertiden. Forliksklager/-saker oppbevares på permanent basis. |