Arkivleders ansvar

Fagansvarlige for arkiv skal rettlede og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

Fagansvaret for arkiv er fordelt på to stillinger; arkivleder og fagansvarlig IT-arkiv. 

• Rapportere til seksjonsleder og foreslå tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
• Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen.
• Bidra til at korrekt dokumentasjonsforvaltning innarbeides som en kultur i kommunen. Herunder holde kurs, opplæring og veiledning.
• Påse at arkivarbeidet skjer i samsvar med arkivplanen.
• Kontrollere at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• Ta ansvar for arkivplanen, arkivrutiner og kvalitetssikring av kommunale arkiv.
• Være overordnet kontaktperson med interkommunalt arkiv (IKA Kongsberg).
• Sikre helhetlig forvaltning av kommunens arkiver, innebefattet ansvar for bortsettingsarkiv og depot.
• Påpeke mangler og ta disse opp med lederne på de ulike enhetene.

• Rapportere til seksjonsleder og foreslå tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
• Bli tatt med på råd når kommunen skal velge nye elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem.
• Delta i digitaliseringsprosjekter og anskaffelse av nye systemer.
• Ivareta systemansvar for frittstående arkivkjerne.
• Konfigurere og tilrettelegge for bruk av nasjonale felleskomponenter i henhold til ansvarsmatrise.
• Delta i integrasjonsarbeid, og godkjenne alle integrasjoner før produksjonssetting.
• Bidra til god oversikt over elektroniske systemer i arkivplanen.
• Systemansvar for sak-arkivsystemet - hovedansvaret for opprettelse av brukere og tildeling av rettigheter ligger også her, men ansvaret deles med arkivleder
• Ta ansvar for deponering av kommunens fagsystemer - herunder inngåelse av avtaler, innhenting av nødvendig dokumentasjon og praktisk arbeid rundt deponeringsprosessen og kontakt med depot. (systemansvarlig har ansvar for å melde inn til fagleder for IT-arkiv når et system tas ut av bruk) 

• Holde seg oppdatert innen faglig og teknologisk utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lov og regelverk for offentlige arkiv.
• Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse.