Velkommen til arkivplanen for Evenes kommune.
| I følge forskrift om offentlege arkiv § 4 skal alle offentlige organ ha en ajourført arkivplan. Arkivplanen skal vise:
- hvordan arkivforvaltningen i Evenes kommune gjennomføres og kvalitetssikres
- organisering og ansvarsfordeling i Evenes kommune, regler og rutiner for dokumentasjonsforvaltning, arkivets innhold og plan for behandling av ulike typer arkivmateriale
- hvordan arkivene blir sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid i samsvar med sentralt gitt regelverk
I tillegg til Arkivplan benytter Evenes kommune kvalitetssystemet Compilo til å registrere kommunens rutiner og arbeidsprosesser. Compilo inneholder oppdaterte rutiner for ulike fag-/og tjenesteområder, og det lenkes fra arkivplanen til Compilo for interne brukere. Arkivplan for Evenes kommune gjelder fra og med 01.01.24 og oppdateres kontinuerlig ved endringer, minimum 1 gang i året. Alle ansatte med arkivansvar og saksbehandlerne i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold, og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.
|
Arkivplan som plan- og styringsverktøy innen arkivfaget Formålet med en arkivplan er bedre internkontroll av arkivarbeidet i en offentlig virksomhet. En arkivplan gir føringer for hvordan dokumentasjon skal forvaltes best mulig i Evenes kommune, slik at denne kan sikres for både nåværende og framtidig bruk. Dette sikrer en dokumentasjonsforvaltning i tråd med lov- og regelverk innen arkiv, arkivfaglige prinsipper og åpenhet innen offentlig forvaltning. Historikk arkiv- og fagsystemer Evenes kommune 15.01.25: Websak+ ble innført som følge av en oppgradering av Websak Fokus. 01.07.19: Websak Fokus ble innført i Evenes kommune og markerte begynnelsen på fullelektronisk arkiv i Evenes kommune. Dette systemet benyttes både til daglig arkivarbeid og saksbehandling innen størstedelen av tjenestene Evenes kommune leverer. 2005- 2019: ePhorte ble benyttet til elektronisk arkivering og saksbehandling fram til innføringen av Acos WebSak. Slutten av 1990-taller - 2005: Forum Winsak ble benyttet fra slutten av 1990-tallet- I tillegg benytter Evenes kommune Visma Omsorg Profil til helse- og omsorgstjenester og Visma Enterprise til økonomiarbeid og lønnsoppgaver. Til historisk byggesaks- og eiendomsarkiv benyttes Braarkiv. Webcruiter benyttes til utlysning/søknader på ledige stillinger i kommunen.
Utfordringer/tiltak rundt arkivarbeid i Evenes kommune
Noen av utfordringene knyttet til arkivet i Evenes kommune er de ulike fagsystemene kommunen bruker. Det gjør det vanskelig å kommunisere og samordne mellom systemene. I tillegg er mye av det historiske, fysiske, arkivet lite systematisert i magasinet. Innenfor plan- og utvikling har interkommunalt samarbeid innenfor deler av tjenesteområdet her over flere år gjort at eventuell manglende journalføring og tilhørende arkivbestand må undersøkes nærmere. Å skaffe oversikt over den totale arkivbestanden til Evenes kommune er også en del av tiltaket for arbeidet med ny arkivplan i kommunen. Størstedelen av de registrerte sakene i Websak mangler dessuten arkivkode, noe som gjør søk etter saker her mer tungvint. Evenes kommune vil se om det er mulig å samordne de ulike fagsystemene, både med tanke på kvalitetssikring/kontroll av informasjon, god dokumentfangst, og at fagsystemene holder god arkivfaglig standard. I tillegg vil nye saker bli påført arkivkode ved opprettelse, for å kunne lette søking etter saker og journalposter. Samtidig vil kommunen vektlegge personvern, blant annet bruk av protokoller i forbindelse med registrering av personopplysninger ved visse saker, f.eks. elevdata, velferdsteknologi osv. Eksisterende rutiner for arkivarbeid vil bli vurdert, og eventuelle nye rutiner vil tas med i arkivplanen. Denne planen omfatter også en fullstendig bestandsoversikt for arkivet til Evenes kommune. |