|
Saksbehandlers fratreden - restanser . Den tilsettes næraste leiar er ansvarleg for å gje Dokumentsenteret beskjed når ein tilsett skal slutte. Beskjeden skal gis i god tid før tilsettes sluttdato til dokumentsenteret. Dokumentsenteret utarbeider deretter restanselister for journalposter som ikkje er avskrevet og journalposter som ikkje er ferdigstilt eller ekspedert (journalposter i status R og utgåande journalposter i status F). Det skal også sendast oversikt over saker som ikkje er avslutta. Listene oversendes til den tilsette og med kopi til leiar. Det er den tilsette sitt ansvar i samarbeid med leiar/Dokumentsenteret å rydde i restanselistene. Dokumentsenteret skal ha beskjed om alle journalposter i status R som av ulike grunner ikkje skal ferdigstillast, slik at desse kan få status U (U-utgår). For saksbehandling som ikkje er klart for ferdigstilling, skal leiar endre saksbehandler. Dersom dette ikkje blir gjort, vil Dokumentsenteret endre saksbehandler til leiar. Når rydding i restanse er gjennomført, skal leiar på nytt gje beskjed til dokumentsenteret@bjørnafjorden.kommune.no om at brukaren kan avsluttast. Dokumentsenteret avslutter den tilsettes brukertilgang i Websak. Dersom ryddinga ikkje er gjennomført, vil gjenståande restanse overføres til leiar før brukertilgang avsluttast. Merk også at den tilsette før sluttdato må rydde i eigen epost og sørge for at alle arkivverdige eposter som ikkje er registrert, blir registrert. Eventuelle arkivverdige papirdokument som ikkje er registrert i Websak, må leverast til Dokumentsenteret for registrering. Dersom ein tilsett skal bytte tenestestad i kommunen skal same prosedyre følges. |