Offentlighetsvurdering og gradering

Hovedansvaret for offentlighetsvurdering og gradering av saker og dokumenter ligger hos saksbehandler. Saksbehandler kan kontakte arkivtjenesten for forslag til graderingskode og eventuelt endre til riktig kode.

Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i offentlighetslovens §2: Forvaltningens saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.

Herøy kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak.

Det er kommunedirektøren som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven., Det praktiske ansvaret er delegert til arkivleder og den enkelte saksbehandler.

For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, skal arkivtjenesten gjøre en offentlighetsvurdering i forkant, dvs i forbindelse med journalføringen, og registrere unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Saksbehandler plikter i et hvert tilfelle å vurdere offentlighet. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven.

Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov.

Gradering

Ved unntak fra offentlighet skal det registreres graderingskode på journalpostnivå i sak- og arkivsystemet.

Dersom arkivtjenesten er usikker på om et dokument skal unntas offentlighet, drøftes dette med kommunedirektør/saksbehandler før registrering.