POSTÅPNING :
- Post mottas og åpnes av servicekontoret.
- Melding om post fra Altinn blir sendt til Post Herøy post@heroy-no.kommune.no. Posten videresendes til Post Herøy fra Altinn. Registreres.
- Personlig post leveres uåpnet til adressat. Dersom denne viser seg å være saksdokument for organet, skal den straks returneres til servicekontoret og behandles som post for organet. Dette gjelder også post til organets politiske ledelse.
- Arkivet går gjennom posten og foretar arkivbegrensning.
- Arkivet har ansvar for journalføring og scanning. Hvis dokumentet inngår i en eksisterende sak søkes denne opp og tilknyttes denne. I motsatt fall opprettes ny sak som dokumentet skal tilknyttes til og saksbehandler påføres.
- All inngående post skal offentlighetsvurderes. I tvilstilfeller drøftes dette med saksbehandler/kommunedirektør. Ved unntak fra offentlighet skal riktig paragraf påføres.
- Nye byggesaker, oppmåling, deling, grensefastsetting m.v. registreres i ebyggesak Elements i samråd med teknisk servicekontor/saksbehandler.
- Saksdokumentene skal registreres i Elements før de behandles, dette gjelder også hastesaker.
- Arkivet har ansvar for mottak av elektronisk post, og denne behandles på samme måte som ovenstående.
- Saksbehandlere som mottar elektronisk post direkte, har ansvar for at dette blir arkivert i Elements.
- Fakturaer datostemples og legges til ansvarlig for etterbehandling.
- Lønnsbilag, kopi av arb.avtaler, egenmeldinger og sykemeldingers C- og D-del legges til lønnsansvarlig.
- Rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til økonomiavd. uten journalføring.
Definisjoner og begrepsforklaringer Arkivverdig dokument/post:
- Et arkivverdig dokument er inn eller utgående brev, interne notat og vedlegg som på grunn av sitt innhold er viktig å ta vare på for ettertiden. Dette gjelder opplysninger som er av betydning for virksomheten, som for eksempel økonomiske forhold, forvaltning, personell, driftsoppgaver og andre forhold som krever handling og som ellers kan være av historisk interesse i et samfunnsperspektiv
- Arkivverdige dokumenter dokumenterer saksbehandlingen og/eller vedtak eller er av interesse for offentligheten.
Ikke arkivverdig post:
- I arkivlovens § 3-19 om arkivbegrensning er følgende materiell definert som ikke arkivverdig:
- Reklamemateriell
- Trykksaker og andre trykte skrifter
- Mangfoldiggjort materiale
- Dokumenter som kun har interesse i øyeblikket
- Dokumenter som er uten verdi for saksbehandling og senere dokumentasjon (Utkast, kladder, ekstra kopier, interne meldinger m.m )
- Post som bare er til informasjon og ikke fører til saksbehandling
- Rundskriv som ikke krever aksjon/behandling i kommunen
|
|