|
Rutinene beskriver når en oppgave skal utføres, hvordan den skal utføres og hvem (hvilken rolle) som har ansvar for de ulike delene av oppgaven. Selve rutinene er dokumentert i kvalitetssystemet Risk manager (krever brukernavn og passord, eller at du er pålogget systemene i Sarpsborg kommune). Under rutiner her i arkivplanen beskrives hvilke rutiner som finnes, med lenke til det aktuelle området i Risk Manager. Generelle dokumenthåndteringsrutiner: Gjelder for alle saksbehandlere og ledere i saks- og arkivsystemet Public 360. Dokumenthåndteringsrutinene sier noe om samspillet mellom ledere, saksbehandlere og ansvarlige for arkivet. Den gir klare instrukser om hvem som har ansvar for å gjøre hva og er med på å gjøre dokumenthåndteringen effektiv. Post- og arkivrutiner: Beskriver den daglige postbehandlingen og arkiveringen av dokumenter i organisasjonen, som avdeling informasjonsforvaltning utfører. Historiske arkiver: Beskriver hvor oversikt til avsluttede papirarkiver finnes, samt innsyn og forskerinnsyn til disse. Periodiske arkivrutiner: Rutiner som ikke blir utført daglig, men periodevis. Det vil f.eks. være rutiner for bevaring og kassasjon, restanseoppfølging o.l. Spesialrutiner: Rutiner for særskilte hendelser, f.eks. sikkerhetsrutiner, muggsopp, skadedyr o.l. Definisjoner og beskrivelser i saks- og arkivsystemet Public 360: Inneholder oversikter over statuskoder, dokumenttyper og sakstyper i Public 360. |