|
Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier: Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra skolen. Dette erikke på lagt ved bruk av godkjent elektronisk system som f.eks. Public 360. Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse. Skolene skal føre postjournal og til dette benyttes Public 360. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Saksarkivet liger i Public 360 og inneholder saker som er behandlet ved skolen, er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Egenproduserte rundskriv legges i Public 360. Dette gjelder rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl. Elevmappe inneholder saksdokumenter om den enkelte elev, ordnet alfabetisk etter etternavn, m. fødselsdato. Arkivet inneholder personsensitive opplysninger og er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Personalarkiv. Kommunen har et felles personalarkiv i Public 360 ordnet etter etternavn og fødselsdato. En mer detaljert arkivoversikt finner du her |