|
Utlån papirarkiv: Utlån av saksdokumenter skal alltid skje gjennom arkivtjenesten. Utlån skal registreres i postjournalen eller på utlånskort som blir plassert på den utlånte mappa sin plass i arkivet. Når utlånt materiale blir returnert, skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Utlånt materiale er låneren sitt ansvar til utlånet er avskrevet. Låneren må passe på at ingen dokumenter blir fjernet eller lagt til i en mappe, og at ordenen i mappen ikke blir ødelagt. Utlån elektronisk arkiv: Alle ansatte med tilgang til sak/ arkivsystemet kan fritt søke etter informasjon i arkivet. Lesetilgangen reguleres av tilgangsstyringen i systemet slik at kun personer med tjenstlig behov kan se opplysninger som er unntatt offentlighet. Eventuelle kopier av sensitive opplysninger som skrives ut eller lagres utenfor sak/ arkivsystemet skal makuleres når det ikke lenger er behov for kopien. |