|
Møtebøker og protokoller: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og overføres fjernarkivet. Kopibøker: Årgangene fra den avsluttede perioden skal bindes inn og overføres til fjernarkivet. Saksarkiv: De avsluttede saker fra siste arkivperiode skal skilles ut, pakkes i arkivbokser og overføres fjernarkivet i samsvar med instruks for periodedeling av saksarkiv. Utskilling av saker skal gjøres på følgende måte: Der en bruker edb journal, skal en skille saker etter den saksutskriften som blir produsert i forbindelse med saneringen av postjournalen. De saksmappene som på denne måten er skilt ut fra saksarkivet, skal legges i arkivbokser. Arkivboksene merkes med etiketter som viser arkivskaper, år og innhold og skal deretter overføres fjernarkivet. En bør samtidig skille saker som senere skal kasseres fra saker som skal bevares. Kassable saker samles i egne bokser, der etikettene i tillegg til arkivskaper, år og innhold også er merket med kassasjonsår. Fagsystemer og Spesialarkiv: I de fleste fagsystemer og spesialarkiver vil det ikke være hensiktsmessig å foreta periodisering hvert 4 år. Det må vurderes hvilke deler av saksarkivet som bør holdes utenfor perioden. For arkivdeler som er utskilt og ordnet på for eksempel objekt, som eiendomsmapper, klientmapper, pasientjournaler og elevmapper, må hver objektmappe vurderes for seg med tanke på aktualitet og settes bort samlet når den er uaktuell. Dette bør gjøres samtidig med periodiseringen i saksarkivet. Mapper som er blitt uaktuelle i løpet av perioden, kan ryddes bort. Dette kan være avgått personale, solgte eiendommer, oppsagte leieforhold, utgåtte avtaler, avsluttede klientsaker, morsjournaler, sluttede elever osv. Aktualiteten bør avgjøre om en del av disse dokumentene kan overføres direkte til fjernarkivet. Ved elektronisk arkivering gjøres dette ved sanering av basen. |