|
Saksbehandlere har et viktig medansvar for at arkivet skal fungere som en oppdatert ig effektiv informasjonsbase. saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter de jobber med blir arkivlagt. Saksbehandler har ansvar for:
- å utføre all saksbehandling i post/sak/arkivsystemet ePhorte, samt eventuelle fagsystem.
- å kontrollere at mottatt brev er stemplet og registrert, med korrekte opplysninger. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling av brev som ikke er stemplet og journalført.
- at personlig adressert og personlig overlevert post straks blir levert til arkivet for stempling og journalføring (gjelder også e-post og faks) dersom det viser seg å være sakspost for kommunen.
- å avskrive inngående dokumenter.
- å ta utskrift av notater og levere disse til arkivtjenesten for arkivering.
- ta nøvendige kopier av utgående bev og levere til arkivet.
- vurdere om saker skaper presedens og melde fra om dette til arkivtjenesten.
- å rense saksmappen for arkivuverdig materiale. Eksempler: trykksaker, rundskriv, ekstra kopier,stifter, binders, plastomslag, strikk, gule lapper m.v. (Opplysninger fra gule lapper kan noteres i feltet for "merknader" i ePhorte.)
- holde alle sakens dokumenter samlet så lenge saken er til behandling og returnere den samlet til arkivet.
- gi melding når behandling av saken er avsluttet.
- vurdere om dokumentene inneholder opplysninger som er taushetsbelagte eller gir grunnlag for unntak fra offentlighet. Gi melding om unntak til arkivet dersom unntak ikke er gjort ved journalføring.
Utlån av arkivsaker skal gå via arkivtjenesten. Saksbehandler har ikke anledning til å låne saksmapper videre til andre uten at det blir registrert i arkivet. Utlånsfristen er normalt 4 uker. Ved behov for lengre tid skal arkivet ha melding om dette. |
|