Utskriftsvennlig versjon

Oppgåvefordeling mellom arkiv, sakshandsamar og og arkivleiar

Postmottaket på Kommunetunet v/ arkivleiar har ansvar for å;

  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanne all inngåande post
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • kontrollera forfallslister og senda restanselister 4 gongar i året
  • kvalitetsikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
  • syta for utlån frå arkiv/depot
  • arkivera
  • journalføra eigenproduserte dokument
  • frankera utgåande post

 

Dei andre postmottaka i kommunen har ansvar for å;

  • motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanne all inngåande post
  • oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
  • kvalitetsikra at sakshandsamar si registrering er korrekt
  • journalføra eigenproduserte dokument
  • frankera utgåande post
  • levera ferdig journalførte dokument til arkivet

 

Sakshandsamar har ansvar for å;

  • levera personleg adressert post, anten det er papirdokument, telefaks, eller e-post, til arkivet for journalføring
  • ha oversikt over kva saker som er til handsaming ved hjelp av saksbehandlingssystem/fagsystem
  • kontrollera at riktig offentlegvurdering er gjort
  • produsera dokument i aktuelt fagsystem (WebSak, Acos Barnevern, CosDoc, osv)
  • avskriva inngåande og interne dokument som er handsama
  • levera fysiske kopiar til arkivet av alle eigenproduserte dokument
  • levera utgåande brev i posthylle for utgåande post
  • be om at ferdighandsama saker vert avslutta av arkivet

 

Arkivleiar har ansvar for å;

  • gjennomgå og fordela post til rett sakshandsamarar
  • gjennomføra offentlegvurdering
  • sjå til at restanselister vert følgd opp
  • bidra til at krava til dokumentasjon i sakshandsamingsprosessane vert ivaretekne
Laster...