Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
Administrasjonssjefen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Administrasjonssjefen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterer til administrasjonssjefen.

Leiaren for administrative einingar i kommunen fungerer som eigne arkivskaparar, og er delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og skal gje rettleiing og føra tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Arkivleiar har rett og plikt til:

  1. Å rapportera til administrasjonssjefen om verksemda til arkivtenesta og leggja fram framlegg om tiltak som skal heva kvaliteten på arkivarbeidet.
  2. Å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
  3. Å utarbeida verksemdsplanar for arkivtenesta.
  4. Å føra tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen.
  5. Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra.
  6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen.
  7. Å verta teken med på råd når kommunen skal velja edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
  8. Å vera kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS.

Arkivleiar skal elles leggja vekt på desse oppgåvene:

  1. Å halda seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv.
  2. Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgja for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse.
  3. Å gje nytilsette naudsynt opplæring.

 

Her er rådmannen sitt mandat for utarbeiding og vedlikhald av arkivplanen:

 

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, vert det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er leiar for arkivtenesta og fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikra dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

  1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det vert svara på dei (journalføring og restansekontroll).
  2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), sakshandsamingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osv) og resultatet av handsaminga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
  3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungera som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
  4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å oppretta eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.

Sjå meir om Depotordning og oppgåver i eit depot her

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert fylgjanda oppgåver til institusjonen:

  1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
  2. Utvikling av rutinar for å bevare elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
  3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
  4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
  5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
  6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i fylgje forskrifter til arkivlova
  7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk

Her er rådmannen sitt mandat for utarbeiding og vedlikehald av arkivplanen:

Laster...